Het is fijn als er binnen je organisatie veel ruimte is om nieuwe projecten op te starten. Tegelijk moet je oppassen dat je in je enthousiasme niet te hard van stapel loopt. Het is zonde als later blijkt dat je geen uren krijgt voor dat project. Of dat je niet voldoende bevoegdheden krijgt om het project te kunnen draaien.

Dit is wat er bij Hester* gebeurde en het zorgde voor ‘allerlei gedoe en ergernis’. Hester volgt bij mij een leiderschapstraject. Ze is een kei in haar vak en ziet overal kansen. Maar ze heeft een hekel aan het gedoe waar ze soms tegenaan loopt. “Is er geen andere manier om hier mee om te gaan?” vroeg ze me laatst.

Hester vertelt: “Ik houd van eigen projecten opstarten. Dan kan ik me bezighouden met wat ik écht interessant vind. Tegelijk kan ik zo bijdragen aan de organisatie. Het probleem is alleen: de directie omarmt mijn plannen, maar geeft me niet de bevoegdheden die ik nodig heb om het project succesvol vorm te geven.”

De directie omarmt mijn plannen, maar geeft me niet de bevoegdheden.

De aansturing komt bij allerlei afdelingshoofden te liggen. “Ik moet eindeloos afstemmen, en dat geeft over en weer gedoe en ergernis.” Inmiddels heeft Hester zich voorgenomen om niet meer aan een project te beginnen als de verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet helder zijn. Dat vindt ze tegelijk doodzonde: “Zo gaat de spontaniteit verloren en allerlei kansen blijven liggen.”

Wel de taken maar niet de bevoegdheden

Ik kom dit dilemma vaker tegen: vanuit enthousiasme en inhoud wil iemand graag aan de slag. Maar het gedoe kan je missen als kiespijn. Zeker in een niet-commerciële omgeving krijgen medewerkers vaak veel ruimte om dingen zelf op te pakken maar wordt niet helder gemaakt wie welke bevoegdheden krijgt.

Gevolg: jij doet al het werk, maar je kunt geen knopen doorhakken. Of er komen steeds meer taken bij, maar er gaan geen taken af. Dan werk je jezelf al snel over de kop. ‘Je hebt alle ruimte’ klinkt leuk, maar je hebt ook ruimte binnen je takenpakket nodig!

Het (lastige) gesprek aangaan

Hester ziet zelf twee opties. Ze kan inderdaad zeggen ‘ik begin er niet meer aan’. Of ze accepteert het feit dat ze niet de bevoegdheden krijgt, gaat aan de slag en probeert er het beste van te maken.

Beide opties zullen bij de meeste mensen niet echt voldoening opleveren…

Ik zie een derde optie die me ook een betere optie lijkt: het gesprek aangaan. Leg je probleem voor aan degene die beslissingsbevoegd is en kijk samen welke oplossingen er mogelijk zijn.

Wees helder in wat je nodig hebt

Het is heel belangrijk om concreet te maken wat precies het probleem is. Voor jou is dat volkomen logisch, maar voor de ander vaak niet. Bedenk ook wat de consequenties van deze situatie zijn voor jou en voor het project, en wat je in het gesprek graag wilt bereiken. Als je dit scherp voor ogen hebt, kun je veel duidelijker je punt maken. Dit vergroot je succeskans enorm.

Voorbeeld 1
“Het kost me enorm veel tijd om voor elke uitgave bij die of die aan te moeten kloppen. De tijd die ik daarmee bezig ben, kost meer dan de uitgave zelf. Het werkt efficiënter als ik tot 100 euro zelf beslissingen mag nemen over het projectbudget.”

Voorbeeld 2
“Als ik dit project succesvol wil uitvoeren, moeten mijn teamleden ook uren krijgen om hun werk voor het project te kunnen doen.”

Wat kan er wél?

Het kan natuurlijk zijn dat je niet (meteen) krijgt wat je graag wilt hebben. Wees dan niet bang om door te vragen. Misschien redeneert de leidinggevende: als ik jou die bevoegdheden geef, moet ik ze anderen ook geven. Ook al ben je het daar niet mee eens, je weet dan wel dat je er bijvoorbeeld niets persoonlijks achter hoeft te zoeken.

Als je vastloopt, kun je ook vragen hoe je leidinggevende of directeur tegen de situatie aankijkt. Dit geeft je vaak veel inzicht.

En als er dingen niet kunnen… vraag dan ook altijd naar wat er wél kan.

Een proactieve houding wordt  gewaardeerd

Ik heb deze tips ook aan Hester meegegeven. Zij is goed voorbereid het gesprek aangegaan, heeft de bevoegdheden gekregen die ze nodig had en werkt nu vol enthousiasme aan haar project. Haar directeur heeft expliciet gezegd dat hij Hesters proactieve houding waardeert. Win-win, lijkt me.

Ik denk dat het in veel organisaties uiteindelijk wel gewaardeerd wordt als je aangeeft wat jij nodig hebt om je rol verder uit te bouwen. Als je namelijk wel de taken krijgt maar niet de bevoegdheden, verzand je in allerlei gedoe. Je project haalt de eindstreep niet, of je moet het paard echt over de finish sleuren.

Dat kost enorm veel energie. Je houdt geen tijd en energie over om echt bij te dragen. Om te doen wat er voor jou toe doet. Je persoonlijke effectiviteit lijdt hier enorm onder.

Zorg dus dat je het aan de voorkant goed regelt en ga dat gesprek gewoon aan!

Ben je benieuwd naar het leiderschapstraject dat Hester heeft gevolgd, neem dan contact op. Dan kijken we samen of dit ook iets voor jou is.

*In verband met de privacy is de naam van Hester gefingeerd.