Ik had heel erg gehoopt dat we inmiddels wel weer fysiek bij elkaar konden komen. Maar helaas. Het beleid is weer thuiswerken. Ik spreek Mark* over Zoom. Net als vele anderen is hij wel een beetje klaar met de hele tijd achter dat scherm zitten. Bovendien levert het voor hem een hele nieuwe uitdaging op. Als hoogleraar van het departement moet hij de klassieke ‘away day’ dit jaar online organiseren. De visie moet weer worden bijgesteld, maar hoe bepaal je de strategie voor je departement van 40 man/vrouw en hoe doe je dat online?
Mark is niet de enige die ik over dit dilemma spreek. Meer klanten worstelen om de online meetings productief te maken, vooral als het om creatieve processen gaat of ingewikkelde strategische afwegingen. Dan mis je dat moment bij de koffie-automaat en het directe contact. Af en toe komt er zelfs een horror-verhaal voorbij over oeverloze discussies, bepaalde mensen die nauwelijks aan het woord komen en ik heb zelfs gehoord over iemand die tijdens een groepsoverleg achter het scherm in slaap viel (serieus ik maak geen grap).
Gelukkig kan het ook anders. Ook online kun je een inspirerende meeting neerzetten. Daarvoor hoef je helemaal geen tech-goeroe te zijn. Of lange cursussen te volgen over remote-leadership.
Hieronder geef ik je een paar tips die helpen om jouw overleg direct een ‘boost’ te geven. Wie weet wordt het wel zo leuk en nuttig dat je het wel vaker wilt doen.
Tip 1: Low tech, high impact
Ik weet dat er mensen zijn die helemaal enthousiast zijn over allerlei gadgets en extra tools. Als jij in die categorie zit helemaal goed en vooral gebruiken die tools. Vind ik zelf ook leuk om te zien.
Maar voor de meeste mensen met wie ik werk staat de inhoud echter voorop. Techniek schrikt sommigen een beetje af. Op dit moment heeft iedereen het wel grotendeels onder de knie, maar toch het kan een beetje ‘daunting’ zijn.
Mijn stelling is dat je helemaal geen ingewikkelde tools nodig hebt om je meeting tot een succes te maken. Je kunt gewoon klassieke methoden gebruiken, die ook prima werken in de online omgeving.
Juist door het simpel te houden, kun je de meeste impact hebben.
Tip 2: Technisch kwartiertje
Misschien voor jouw afdeling compleet ten overvloede, maar ik noem het toch. Bij de low tech is het natuurlijk wel essentieel dat de techniek die je gebruikt goed werkt. Niks irritanter dan de valse start, waarbij jij klaarzit om te beginnen en vervolgens de audio en video bij andere deelnemers niet werkt. Ik kwam het pas toch nog tegen en hoorde een goede tip, die ik jullie niet wilde onthouden.
Deze oplossing is het technisch kwartiertje. In plaats van een academisch kwartiertje ruimden ze het begin van de bijeenkomst een kwartier in om te testen en desgewenst ook een kopje koffie of thee te pakken.
Tip 3: Structuur, structuur en nog meer structuur
Al mijn trainingen vinden tegenwoordig online plaats en de belangrijkste les die ik heb geleerd is dat structuur ongelofelijk belangrijk is. Hoe groter de groep en hoe langer de tijd, hoe meer structuur je in moet brengen. Zo weten mensen graag waar ze aan toe zijn en als de opdrachten helder zijn blijf je gemakkelijker aangehaakt.
Tip 4: Gebruik inspirerende werkvormen
Die structuur kun je in je bijeenkomst aanbrengen door werkvormen te gebruiken. En met een werkvorm kun je ook heel goed de sfeer zetten. Bijvoorbeeld door aan het begin een rondje positief nieuws te doen. Waarbij iedereen iets leuks benoemd, wat er te vieren valt. (Of als er veel negativiteit is, is een rondje mopperen ook heel lekker. Even erkennen wat er te balen valt, zodat je daarna weer door kan.)
Het waarderend interview is ook een hele leuke oefening. Daarbij kijk je naar succesvolle momenten rondom het thema waar je mee aan de slag wilt. Als je bijvoorbeeld, zoals Mark, wilt kijken naar de strategie van je team kun je succesmomenten van het team benoemen. Vervolgens vertel je het verhaal in geuren en kleuren en kijk je met elkaar welke succesfactoren hieronder liggen. Na de oefening heb je direct een lijst met kwaliteiten, die hele waardevolle input is voor je vervolgstrategie. Bovendien genereert het direct positieve energie.
Tip 5: Lekker van dat scherm weg
Sparren in kleinere groepen blijft een goede manier om ontmoetingen ook effectief te maken. Vooral als je een heldere vraag bij de groep neerlegt, niet alleen over de inhoud, maar ook over welk resultaat ze moeten opleveren na afloop van de bespreking in kleiner committee.
Dit kun je achter je scherm doen, maar je kunt ook lekker de buitenlucht ingaan. Pak je telefoon, stop er een oortje in, bel je collega en loop je deur uit. Frisse lucht en beweging zorgen voor nieuwe inspiratie.
En je bent eindelijk even lekker van dat scherm weg.
Tot slot:
Mark heeft inmiddels zijn strategie bijeenkomst gehad. 40 mensen online is niet niks. Het moppermoment en waarderende interview hielpen om snel een positieve sfeer neer te zetten. En doordat we samen goede vragen bij de thema’s hadden geformuleerd is het een productieve bijeenkomst geworden.
Als je net als Mark en ik gewild of ongewild vast zit aan online meetings dan hoop ik dat de bovenstaande tips je helpen om er een nuttige en inspirerende meeting van te maken. Heb je zelf nog een leuke tip of ervaring? Dan hoor ik dat altijd graag!
En hopelijk kunnen we over niet al te lange tijd elkaar weer een keer treffen in een zaaltje of bij het koffiezetapparaat. Voor nu hoop ik vooral dat het goed met je gaat!
*Mark’s naam is aangepast in verband met privacy.