Hoe lang kun je rijden op een lege tank?

tankstation

Ben jij weleens doorgereden, omdat je geen tijd had om te tanken? Met de auto zou je het wellicht niet zo snel doen, maar in het dagelijkse werk gebeurt het vaak. Een drukke agenda en volle to-do lijst zorgen dat je zaken weg moet strepen. Juist inspirerende bijeenkomsten en nieuwe initiatieven zijn daar vaak het slachtoffer van. Als je er te lang meer doorgaat is het net als autorijden met een lege tank; je komt vanzelf tot stilstand.

Tijdens de training effectief vergaderen bemerkten de deelnemers en ik hetzelfde fenomeen. In de twee dagen voor de cursusdag haakte bijna een kwart van de deelnemers af. Zij hadden het op het laatste moment toch te druk om te komen. “Jammer”, zeiden de aanwezige professionals, “juist dit soort dagen geven je weer nieuwe energie en je leert ervan om effectiever te zijn.”

Juist als je een volle agenda hebt, is het nodig om inspiratie op te doen. Cursusdagen, nieuwe projecten, ontmoetingen met collega’s: deze activiteiten geven vaak nieuwe energie. Dat is hard nodig om de uitdagingen van een volle agenda aan te kunnen. Op de korte termijn kan het soms nodig zijn om te strepen in je agenda. Voor de lange termijn is het funest om te veel te snijden in vernieuwing en inspiratie.

Ook in hogere functies is het belangrijk om scherp te blijven op inspiratie en vernieuwing. In een workshop Academic Leadership zei een hoogleraar: “Ik functioneer nu op het niveau dat ik andermans problemen oplos, maar ik wil ook zelf geïnspireerd blijven”. Dat is een belangrijke uitdaging wanneer veel mensen om je aandacht vragen en je snel wordt geleefd door de waan van alledag. Mijn tip was om gericht tijd in te ruimen om inspirerende collega’s op te zoeken. Ze had meteen twee mensen voor ogen waar ze een afspraak mee ging maken.

Bemerk jij dat je wordt geleefd door een volle agenda en korte termijn deadlines? Kijk dan welke activiteiten of mensen jou energie en inspiratie geven. Streep de leuke extra’s van het werk niet te snel weg, maar kijk of je toch je momenten kunt pakken. Lukt het niet om een hele dag te blokken? Dan kun je ook kleinere acties ondernemen. Besteed je lunchpauze een keer aan het bij praten met een waardevolle collega. Het helpt je om op tijd bij te tanken en ook op de lange termijn met energie en inspiratie te blijven werken.

maak tijd om bij te tanken

Heb jij tijd voor ‘even niks”?

Een tijdje geleden gaf ik een training aan leidinggevenden. We zaten om 9 uur ’s ochtends bij elkaar en iedereen was moe. Twee hadden net drie dagen op een internationale beurs hun bedrijf gepromoot. Een ander had tot ’s avonds laat door gewerkt om een nieuw product te promoten. En toch zaten ze de volgende dag keurig op tijd klaar voor de training.
Je kunt dat natuurlijk doorzettingsvermogen noemen en ik was zeker blij dat iedereen er was. Tegelijkertijd is het raar, dat we ongeacht het harde werken, door blijven gaan. Voor goede prestaties heb je rust nodig. Sporters weten dat heel goed. “In de slaap wordt de wedstrijd gewonnen”, was een wijsheid die één van de deelnemers deelde.
Voldoende rustmomenten nemen is niet alleen van belang voor sporters. Ook wij, met een ‘gewone’ kantoorbaan, hebben loze tijd nodig. Niet alleen om te herstellen, maar ook om nieuwe energie, inspiratie en motivatie op te doen. De beste ideeën komen vaak op de meest onverwachte momenten. Maar daar is wel ruimte (in je hoofd) voor nodig.
In de drukte van alle dag proberen we vaak alles zo snel en efficiënt mogelijk af te handelen. Daardoor houden we weinig tijd over voor rust, bezinning en ‘gewoon even niks’. En dat is nu juist wat ik alle hardwerkende Nederlanders zo ontzettend gun.
Tijdens de training hebben we de tijd genomen om heerlijk uitgebreid te lunchen. Toen we afronden om weer aan de slag te gaan, gaven de deelnemers aan, dat juist deze lunchtijd voor hen zo waardevol was. “Anders nemen we hier zelden de tijd voor”, aldus één leidinggevende. “Juist dat gewone contact van mens tot mens is heel belangrijk”, vulde een ander aan.
De winst van dit rustmoment zonder doel was duidelijk voelbaar. Alle inzichten en emoties hadden de kans gekregen om te zakken. De leidinggevenden hadden een rustiger gevoel en waren weer opgeladen voor het laatste deel van de training. In deze middag kwamen praktische, leuke ideeën naar boven, die ze meteen in hun werk konden gebruiken.
We zijn vaak geneigd om voortdurend door te gaan. Juist rustmomenten waarin je ‘even niks hoeft’ zijn van groot belang. Ze geven je nieuwe energie, helpen je herstellen en bevorderen je creativiteit. Mijn tip van deze maand is dan ook om je niet schuldig te voelen en te genieten van een break in al het harde werken. Juist dat levert meer resultaat op, dan voortdurend door blijven gaan.

Timemanagement: Te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen

Ik krijg veel leuke verzoeken en ideeën. Het resultaat is dat ik vaak te veel hooi op mijn vork heb. In alle drukte kom ik niet toe aan hetgeen ik echt belangrijk vind. Hoe kan ik beter bij mijn keuzes blijven en me niet zo laten (ver)leiden door alle andere dingen die voorbij komen en die ik ook zo leuk vind? Ik heb te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen.”

Deze vraag kreeg ik van een oud-deelnemer van de training Invloed vanuit Kracht. Naast haar part-time baan is ze ook moeder, ondernemer en bevlogen over haar nieuwe vak: coaching. Juist door haar gedrevenheid pakt ze graag uitdagingen aan. Ze ontmoet veel collega’s en ziet volop nieuwe kansen. Daar gaat ze dan ook al snel mee aan de slag. Tegelijkertijd wil ze ook voldoende tijd overhouden voor haar gezin en sociale leven.

Ondanks dat ze veel plezier heeft in al haar activiteiten, wordt het soms te veel. Haar takenlijst lijkt nooit te eindigen. Ze wil graag alles goed doen. Maar na nog een avond doorwerken heeft ze soms spijt dat ze ‘ja’ heeft gezegd op een nieuwe kans.

Door alle taken die er nog liggen komt ze niet toe aan de plannen die ze voor zichzelf heeft. Bijvoorbeeld, eindelijk die workshop ontwikkelen of lekker ontspannen in de tuin. Vind jij dit herkenbaar? Hieronder vijf tips om goede keuzes te maken en daarbij te blijven.

Tip 1: Kies voor de krent uit de pap

Als je veel dingen interessant vindt stapelen de leuke plannen zich vaak op. Het wordt een probleem als je al deze inspiratie ook in daden wil omzetten. Dan wordt het algauw te veel.

Eigenlijk heb je met al die leuke ideeën en verzoeken een luxeprobleem. Het geeft je de gelegenheid om de beste, meest kansrijke en leukste plannen eruit te kiezen. Leg al je ideeën op een rijtje en doe alsof je je in een snoepwinkel bevindt. Kies de lekkerste en leukste eruit: de krent uit de pap. Werk dit plan vervolgens uit en formuleer je acties als hapklare brokjes. Zo kun je meteen met kleine stappen aan de slag.

Tip 2: Bepaal je focuspunten

Vaak lijkt het alsof je keuzes hebt gemaakt, maar zijn deze eigenlijk te ambitieus. Je wilt je graag richten op je nieuwe baan, nog even je studie afmaken en ook voldoende aandacht hebben voor je gezin en je vrienden. Kortom een duidelijk geval van veel ambitie. Een mooie kwaliteit, maar niet al deze doelen zijn haalbaar.

Als je je eigen koers meer wilt aanhouden, kies dan duidelijke focuspunten. Een mooie oefening is om terug te kijken op de afgelopen periode. Bedenk (1) op welke prestaties je het meest trots bent en (2) welke gebeurtenissen je het meeste plezier hebben gegeven. Van hieruit kun je bepalen welke gebeurtenissen of prestaties je neer wilt zetten in het komende half jaar. Hiermee maak je je doelen concreter.

Om te voorkomen dat je weer voor te veel plannen maakt, is het belangrijk om deze lijst nog eens kritisch na te lopen. Is het niet teveel of te ambitieus? Past het naast alle reguliere activiteiten, die ook gewoon moeten gebeuren? Bedenk dat je ook tijd moet overhouden voor onverwachte gebeurtenissen of nieuwe kansen. Dit geheel kun je uitwerken in je planning.

Tip 3: Weet waar je nee tegen zegt

Belangrijker nog dan weten wat je ‘wel’ wilt doen, is weten wat je ‘niet’ (meer) gaat doen. Zeker als je gevoelig bent voor verleidingen, behulpzaam wilt zijn en snel denkt ‘ach dat doe ik nog wel even’, terwijl het in de praktijk meer tijd kost.

Dit is vaak een lastige stap voor mensen die veel dingen leuk vinden. Bedenk dan dat niet kiezen ook een keuze is. Het betekent dat je minder tijd over hebt voor de zaken die je echt belangrijk vindt.

Tip 4: Zeg niet direct ja

In het enthousiasme van het moment klinkt een nieuw voorstel al snel heel goed. Je zegt ‘ja’, maar achteraf blijk je toch te veel hooi op je vork te hebben genomen. Zeker als je vatbaar bent voor verleidingen is het belangrijk om nooit direct in te stemmen. Dat is niet alleen belangrijk voor jouw agenda, maar het is ook niet prettig voor anderen als je je beloftes niet waar kunt maken.

Neem altijd wat tijd om na te denken. Als argument kun je zelfs aangeven dat je bezig bent met je timemanagement en daarom nooit meer direct ja mag zeggen. Vervolgens bekijk je het voorstel en leg je dat naast jouw focuspunten. Past het voorstel in je plan, dan kun je zondermeer ja zeggen. Past het niet in je plan, dan kun je bewust je koers verleggen of vasthouden aan je plan.

Tip 5: Reserveer tijd voor wat jij belangrijk vindt

Het is gemakkelijk om je door de dagelijkse drukte te laten leiden. Aan het eind van de week kom je tot de conclusie dat je geen tijd besteed aan taken die niet urgent zijn, maar die jij wel belangrijk vindt.

Ik kom dat regelmatig tegen bij wetenschappers met een onderwijstaak. Ze hebben het vaak zo druk met het onderwijs en de vragen van studenten, dat ze niet toekomen aan het schrijven van artikelen. Terwijl je in de wetenschap vaak meer op je artikelen, dan op je onderwijs wordt beoordeeld.

Een belangrijke tip is dan: zet een kruis in je agenda. Hiermee reserveer je tijd voor het doen van onderzoek en het schrijven van artikelen. Op die momenten zet je je telefoon en mail uit en werk je aan wat echt belangrijk is voor jou.

Heb jij te weinig tijd en te veel leuke dingen te doen? Kies dan voor de krenten in de pap. Bepaal waar jij je echt op wilt richten en welke activiteiten je laat schieten. Zorg dat je niet meteen op alles ja zegt en reserveer tijd voor wat jij echt belangrijk vindt.

Toch nog te veel hooi op je vork? Bedenk dan dat het een fantastische kwaliteit is dat je zoveel plannen hebt. En dat het leuk is dat je zoveel verzoeken krijgt. Vervolgens bepaal je opnieuw jouw eigen koers. Veel succes! 

Timemanagement en stress

Druk, druk, druk. Iedereen kent het wel, de deadline komt gevaarlijk dichtbij, maar de andere opdrachten moeten ook nog af. In de blogs op deze pagina, wil ik tips geven om je tijd beter in te delen. Maar ook om je stresslevels te verminderen.

Zin in een ontspanningsmoment?

Als je het erg druk hebt, ben je vaak geneigd om achter je bureau door te blijven buffelen. Sporters begrijpen vaak heel goed dat als je goede prestaties wilt leveren, rustmomenten juist ook van groot belang zijn. Deze momenten helpen je om te herstellen.

Uit onderzoek blijkt dat kleine rustmomenten je prestaties ophet werk doen verbeteren. Een kop thee halen of een kletspraatje met een collega kunnen je alweer nieuwe energie geven.

 Een alternatief is een drie minuten ontspanningsoefening. Voor een direct meer ontspannen gevoel kun je nu de oefening doen. Gewoon op je stoel achter je bureau.

  1. Ga goed zitten op je stoel. Je zet je voeten plat op de grond en gaat bewust tegen de rugleuning zitten.
  2. Voel hoe je op de stoel zit. Hoe je voeten de grond raken. Voel hoe je rug de rugleuning raakt.
  3. Richt je aandacht op je ademhaling. Volg je hele in en uitademing. Als je wordt afgeleid is dat geen probleem. Je brengt je aandacht gewoon weer terug waar je was gebleven: je ademhaling.
  4. Je laat de aandacht voor de ademhaling los en geniet een moment van dat je aanwezig bent op deze stoel op dit moment.
  5. Met een meer ontspannen gevoel kun je nu verder met je werk. Je kunt deze oefening zo vaak herhalen als je wilt.

Deze oefening in mindfulness hoeft maar een paar minuten te kosten, maar levert meteen een rustiger gevoel op. Mindfulness is een bewezen strategie voor stress vermindering.

Ter inspiratie nog een filmpje: Eckhart Tolle ‘one conscious breath’

 

Prioriteiten voor de zomer

Ben jij ook zo druk bezig om alles af te ronden voor de zomer? Ik kijk met plezier uit naar de zomermaanden. Maar er is nog zo veel te doen voor ik op vakantie kan. Wat een tijd van afbouwen zou moeten zijn, is vaak een periode van ultieme stress.

Niet alleen bij mijzelf, maar ook bij anderen zie ik een soort perfectionisme om alles nog even snel af te ronden voor de zomer. Alle doelen van het begin van het jaar moeten nog snel even gehaald worden. En dat is nogal wat.

Wil je jezelf wat rust gunnen in deze laatste weken? Mijn tip is om te selecteren. Wat moet/wil je nog echt afronden voor de zomer? En wat kan nog wachten? Richt je aandacht op de eerste onderwerpen en wees tevreden met wat je bereikt. Ook na de vakantie is er weer tijd om allerlei onderwerpen op te pakken.

Ik wens je een fijne zomer en hoop dat je met veel tevredenheid kunt terugkijken op het afgelopen half jaar.